Comment le DFAE suisse s’entraîne plus intelligemment avec OpenAEV

À propos du DFAE

Le Département fédéral des affaires étrangères (DFAE) conduit la politique étrangère de la Suisse et son réseau diplomatique, avec plus de 170 ambassades, consulats et bureaux de coopération dans le monde. Son Centre de gestion des crises soutient la prévention et la coordination des réponses aux crises susceptibles d’affecter les citoyens, le personnel et les infrastructures suisses à l’étranger.

Contexte

Le Centre de gestion des crises du DFAE faisait face à une pression opérationnelle croissante dans un environnement mondial de plus en plus instable. La fréquence accrue des catastrophes naturelles, des conflits armés prolongés et des menaces sécuritaires imprévisibles exigeait des méthodes d’entraînement plus rapides et plus scalables pour mener les exercices de crise annuels dans les 170 représentations suisses.

Pour maintenir la préparation, chaque mission doit organiser des simulations de crise annuelles. Ces exercices sont adaptés aux facteurs de risque locaux et peuvent inclure, par exemple, des scénarios de troubles civils avant des élections présidentielles ou des événements météorologiques extrêmes. L’ambassade suisse à Paris a ainsi simulé un accident ferroviaire et un incident sur les infrastructures olympiques à l’approche des Jeux de 2024, tandis que Tokyo a mené un exercice de réponse aux inondations en préparation de l’Expo 2025 à Osaka.

À mesure que les menaces mondiales deviennent plus fréquentes et complexes, le DFAE doit garantir à la fois agilité et cohérence dans son approche de réponse aux crises dans toutes les ambassades et tous les consulats. C’est pourquoi il recherchait un outil de gestion de crise pour mener des exercices de sensibilisation situationnelle et des exercices sur table.

Défis

Une forte consommation de ressources pour chaque exercice de crise

La préparation et la mise en œuvre d’une seule simulation de crise pouvaient exiger jusqu’à 40 heures de travail pour des exercices de mise en situation. Si la responsabilité de la gestion de crise incombe à chaque représentation, le Centre de gestion des crises leur apporte une assistance directe. La conception manuelle des scénarios, la gestion des injections et la logistique laissaient peu de place au coaching et à l’accompagnement stratégique. En fournissant un outil qui facilite l’accès aux exercices de crise et réduit les ressources nécessaires, le Centre de gestion des crises remplit pleinement son mandat et libère du temps pour ses autres missions.

« Nous perdions de vue notre véritable valeur ajoutée parce que nous passions trop de temps à organiser l’exercice lui-même », explique Margaux Messerli, Crisis Manager au DFAE suisse.

Une préparation inégale entre les représentations

Si toutes les représentations suisses doivent organiser un exercice de gestion de crise une fois par an, leur niveau de maturité en la matière varie considérablement. Certaines avaient très peu d’expérience et avaient besoin d’un soutien direct pour planifier ou mener une simulation. D’autres étaient davantage confrontées à des cas réels en raison du contexte. Cette disparité compliquait la tâche du DFAE, qui devait s’assurer que tous les sites étaient également préparés à répondre efficacement.

Un besoin de réalisme et de scalabilité accrus

Les scénarios papier et les injections manuelles limitaient l’intensité opérationnelle des exercices. Face à l’évolution des menaces et à la multiplication des crises, le DFAE avait besoin d’une solution scalable capable de simuler l’urgence tout en restant facile à déployer. « Nous voulions des exercices qui donnent vraiment la sensation d’une crise, où le personnel reçoit des e-mails et des SMS comme dans la vraie vie », explique Margaux Messerli. « Ce réalisme était essentiel pour nous. »

Des attentes de communication accrues dans un monde en temps réel

« Il y a vingt ans, il n’y avait pas la même urgence à communiquer instantanément. Aujourd’hui, la communauté attend des mises à jour immédiates, même quand les faits vérifiés sont rares », explique Margaux Messerli. À l’ère des réseaux sociaux, cette exigence d’immédiateté s’ajoute au défi de la réponse de crise, qui doit être à la fois réactive et coordonnée.

Des contraintes budgétaires et une pression sur l’optimisation des ressources

À mesure que les crises mondiales se multiplient, le DFAE doit faire plus avec moins, sans compromettre la qualité. Le soutien aux représentations du réseau extérieur, notamment dans leur préparation à la gestion de crise, reste une priorité du mandat du Centre de gestion des crises.

« On nous demande de réduire les ressources que nous investissons, non seulement au siège mais aussi sur le terrain. Si une personne passe 40 heures sur un exercice au lieu de deux, ce sont 38 heures perdues pour d’autres tâches essentielles », souligne Margaux Messerli.

Pourquoi le DFAE a choisi OpenAEV de Filigran

OpenAEV est la plateforme d’Adversarial Exposure Validation (AEV) de Filigran, qui permet aux organisations de simuler des scénarios d’attaque réalistes fondés sur des risques techniques, physiques et métiers. En s’appuyant sur du renseignement priorisé, les référentiels MITRE ATT&CK et le profilage des collaborateurs par le risque, OpenAEV révèle les chemins d’attaque les plus probables avant qu’ils ne se matérialisent. Cette approche proactive aide les équipes de sécurité à renforcer leurs défenses sur les fronts technique et humain, garantissant une adaptation continue et une résilience face aux menaces en évolution.

Une intégration fluide dans les workflows existants

OpenAEV gère les exercices de crise en envoyant des injections via Outlook et SMS, des canaux déjà utilisés dans les opérations quotidiennes du DFAE. Cela évite d’introduire une nouvelle interface ou de former les équipes à une plateforme externe. Ce format familier a renforcé le réalisme et aidé le personnel à réagir instinctivement, comme lors d’un événement réel.

Une licence flexible et un usage illimité

Pour étendre l’entraînement à la crise à l’ensemble de son réseau diplomatique, le DFAE avait besoin d’une solution sans goulets d’étranglement de licence, sans coût additionnel. OpenAEV offrait utilisateurs, messages et scénarios illimités, permettant à la fois l’autonomie locale et la coordination centralisée. « Nous avions besoin d’une liberté totale pour créer et dupliquer des exercices, sans restriction de participants », confirme Margaux Messerli.

Une prise en main rapide et une gestion autonome des scénarios

Grâce à sa conception intuitive, les nouveaux facilitateurs ont pu assimiler les bases d’OpenAEV en un rien de temps. Le DFAE est rapidement passé des tests de base à un usage à grande échelle, y compris des déploiements autonomes par les équipes locales. « Après seulement 30 minutes d’explication, la plupart des gens avaient compris comment utiliser la plateforme », apprécie Margaux Messerli.

Un partenaire réactif et fiable

Le DFAE a également trouvé en Filigran un partenaire stratégique. L’accessibilité de l’équipe support, toujours ouverte aux retours, a convaincu le Centre de gestion des crises de la pertinence à long terme de la plateforme. Les racines européennes de Filigran s’alignaient aussi avec les standards de cybersécurité et de souveraineté du secteur public. « Nous avons apprécié la réactivité de Filigran et le fait que la plateforme continue d’évoluer. La flexibilité offerte par OpenAEV, qui nous permet de grandir avec l’outil, a été un avantage significatif pour nous », conclut Margaux Messerli.

Adoption

Le DFAE a commencé à tester OpenAEV début 2023 dans le cadre d’un pilote d’un an. La mise en œuvre a été rapide et l’interface intuitive de la plateforme n’a nécessité qu’une formation minimale. Le premier exercice a eu lieu en février 2024, suivi d’une simulation à fort enjeu avec l’ambassade suisse à Paris avant les Jeux olympiques de 2024.

Pendant le pilote, l’accès à OpenAEV était limité à des représentations sélectionnées, ce qui a permis au Centre de gestion des crises de suivre l’usage de près et d’itérer. Filigran a fourni un support réactif tout au long du projet. « Nous avons toujours obtenu des réponses rapides et claires de l’équipe Filigran, même quand nos besoins sortaient un peu du cadre habituel », note Margaux Messerli.

Quelques bugs ont affecté les injections e-mail au début, mais Filigran les a résolus rapidement, y compris un correctif critique quelques heures avant un exercice, comme s’en souvient Margaux : « Le matin de la simulation, les injections ne passaient pas. L’équipe de Filigran a tout reconfiguré pour 6 h 30 et l’exercice s’est déroulé à l’heure. »

À la mi-année, le DFAE a autorisé les déploiements autonomes. À partir de juillet, les équipes ont commencé à utiliser OpenAEV avec une supervision limitée. La plateforme est officiellement entrée en déploiement complet en avril 2025.

Comment Filigran aide le DFAE

En apportant des gains de temps mesurables

OpenAEV a permis au DFAE de réduire de 80 % le temps de préparation des exercices de crise. Ce qui exigeait jusqu’à 40 heures ne prend plus que 1 à 2 heures par représentation, libérant des ressources aux niveaux local et central. « Avec OpenAEV, même des équipes inexpérimentées peuvent préparer un exercice en quelques heures au lieu de plusieurs jours », affirme Margaux Messerli.

En multipliant les opportunités d’entraînement dans le monde

Le DFAE a doublé le nombre d’exercices de crise menés en six mois, permettant à davantage d’équipes de tester leurs plans de réponse et de développer des réflexes sous pression, sans augmenter la charge de travail.

En améliorant la qualité et la profondeur du coaching de crise

OpenAEV a libéré les gestionnaires de crise de l’exécution manuelle des scénarios : ils peuvent désormais se concentrer sur l’accompagnement des équipes dans la prise de décision, la coordination et la communication sous pression. Ce soutien de terrain pendant les simulations a renforcé les bonnes pratiques et amélioré l’expérience d’apprentissage.

En favorisant une culture de sécurité proactive

L’utilisation d’OpenAEV a véritablement changé les mentalités au sein du DFAE. Des représentations ayant achevé leur exercice annuel ont commencé à demander des simulations supplémentaires de leur propre initiative. Ce passage de l’obligation à l’engagement a montré que la plateforme rendait l’entraînement à la fois accessible et pertinent. « Certaines équipes sont revenues vers nous en disant : “C’était si simple ! Nous aimerions en organiser un autre.” Cela nous a montré qu’elles ne se contentaient pas de respecter le mandat, mais qu’elles s’appropriaient vraiment l’outil », explique Margaux Messerli.

En modernisant les opérations avec une plateforme scalable et de confiance

OpenAEV a aidé le DFAE à aligner l’entraînement à la crise sur sa stratégie globale de transformation numérique, qui englobe cybersécurité, technologie souveraine et services publics agiles. L’architecture ouverte de la plateforme et ses workflows conformes aux exigences européennes en faisaient la solution idéale. Aujourd’hui, OpenAEV permet une coordination sécurisée et décentralisée sur plus de 170 missions, sans complexité supplémentaire.

La suite

Avec le déploiement officiel d’OpenAEV sur l’ensemble de son réseau mondial, le DFAE entre dans une nouvelle phase de sa stratégie de préparation aux crises. « Les représentations peuvent désormais simplement remplir un formulaire et recevoir la configuration de leur exercice. Aucune coordination directe n’est nécessaire, sauf en cas de problème », explique Margaux Messerli.

Le Centre de gestion des crises peut ainsi passer ses efforts à l’échelle efficacement tout en conservant sa supervision.

Grâce au temps précieux économisé, l’équipe étend aussi son catalogue de scénarios de deux à huit modèles autonomes d’ici la fin de l’année, couvrant un éventail plus large de niveaux de risque et de contextes. De nouveaux exercices sont conçus pour impliquer plusieurs représentations en même temps, ce qui favorisera la collaboration inter-ambassades lors de situations complexes.

À l’avenir, le DFAE explore des synergies avec d’autres départements fédéraux, teste différentes variables de scénario et suit de près la feuille de route de Filigran sur les injections propulsées par l’IA et les tableaux de bord avancés.